Dersom det oppstår vesentlige endringer i et prosjekt finansiert av KLINBEFORSK, skal endringen informeres om og klareres med finansieringskilden ved KLINBEFORSKs administrasjon. Dette skal skje ved at prosjektleder leverer en søknad om endring – en skriftlig endringsmelding – på e-post til klinbeforsk@helse-sorost.no. Søknader om endringer vil bli behandlet fortløpende. Mal for endringsmeldingen kan finnes her.

Programadministrasjonen står fritt til å be programstyret om en vurdering ved særlig omfattende endringer samt å avgjøre hvilke følger dette skal få.

En endring ansees som «vesentlig» dersom den omfatter endringer av betingelser for prosjektet slik det er beskrevet i  opprinnelig søknad, spesielt knyttet til:

1. Betingelser for forskningsaktiviteten, inkludert:
   • sammensetning av aktive samarbeidspartnere
   • budsjett- og aktivitetsfordeling mellom regionene
2. Vitenskapelige stillinger:
   • bytte av prosjektleder pga avsluttet arbeidsforhold ved søkerinstitusjonen, oppnådd øvre aldersgrense på 70 år e.l.
   • bytte av prosjektdeltakere
   • permisjoner utover 6 måneder
   • endringer av doktorgrads-, postdoktor- eller forskerkandidat (finansiert av prosjektmidlene). Ved bytte av doktorgradskandidat forutsettes det at det er tilgjengelige midler til 3 fulle årsverk for den nye kandidaten.
3. Budsjettmessige forhold og prosjektets varighet
   • utsatt dato for prosjektstart

• • større endringer i budsjett (i størrelsesorden 200 000 kroner)

Mindre endringer kan avtales mellom prosjektdeltagerne, men skal da framgå ved årlig rapportering. Alle personer i vitenskapelige stillinger skal ansettes ved deltakerinstitusjonen slik det er angitt i søknaden.

Det regionale helseforetaket der koordinerende institusjon hører hjemme vil motta en orientering om vesentlige endringer i prosjektet.