Personvernerklæringen beskriver hvordan Program for klinisk behandlingsforskning i spesialisthelsetjenesten (KLINBEFORSK) håndterer personopplysninger i sin virksomhet.

Behandlingsansvarlig

Program for klinisk behandlingsforskning i spesialisthelsetjenesten (KLINBEFORSK) administreres av Helse Sør-Øst RHF på vegne av de øvrige regionale helseforetakene etter oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet. Helse Sør-Øst RHFs administrerende direktør er behandlingsansvarlig for virksomhetens håndtering av personopplysninger.

Behandling av personopplysninger

Generelt

KLINBEFORSK samler inn og behandler personopplysninger via sine elektroniske søknadsportaler eSøknad og eVurdering og gjennom sine rapporteringsskjemaer for faglig og økonomisk status for prosjekter med KLINBEFORSK-finansiering som distribueres til prosjektledere  på e-post.

Helse Vest RHF leverer drifts- og vedlikeholdstjenester for eSøknad og eVurdering til Helse Sør-Øst RHF og KLINBEFORSK. Leverandørene opptrer som databehandlere for KLINBEFORSK, og det er bare KLINBEFORSK og tjenesteleverandøren som har tilgang til opplysningene slik det er beskrevet i databehandleravtalen mellom partene.

Nettsidene til KLINBEFORSK inneholder lenker til profilsider for de regionale helseforetakene samt lenker til andre informasjonsportaler som helsenorge.no o.l.. Disse sidene er underlagt personvernerklæringene til de foretakene som leverer dem.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som blir plasserte på datamaskinen din når du åpner en nettside. De fleste nettlesere er satt opp slik at de automatisk godtar informasjonskapsler. Dersom du ikke ønsker at det blir brukt informasjonskapsler for KLINBEFORSKs nettsider, må du selv endre innstillingene i din egen nettleser. Dette kan imidlertid medføre til at funksjonaliteten til nettstedet blir endret.

eSøknad og eVurdering

KLINBEFORSK samler inn personopplysninger i det elektroniske søknadssystemet eSøknad samt i portalen for søknadsvurdering eVurdering. Formålet med innsamlingen og behandlingen av disse opplysningene er mottak og søknadsbehandling av søknader om forskningsmidler i tråd med betingelser angitt i utlysninger annonsert på KLINBEFORSKs nettsider, kliniskforskning.rhf-forsk.org. Kategoriene av de opplysningene som blir lagret, er beskrevet i detalj under punktet «Saksbehandling og arkiv» nedenfor.

Saksbehandling og arkiv

KLINBEFORSK benytter sak- og arkivsystemet Public 360° som er godkjent av NOARK 5 (Norsk arkivstandard) til journalføring og arkivering i samsvar med arkivloven med forskrift. Arkivleder har det daglige ansvaret for systemet og det manuelle arkivet og for at det er utarbeidet rutiner for bruk av dem. Leder for Avdeling forskning og innovasjon, Helse Sør-Øst RHF, kontrollerer at saksbehandlingen for KLINBEFORSK skjer i samsvar med disse rutinene.

KLINBEFORSK behandler personopplysninger i søknadsbehandling, evaluering og oppfølging av prosjekter. Dette blir lagret i et eget elektronisk sakssystem og i arkivsystemet der tilgang kun er gitt til ansatte med oppgaver tilknyttet søknadsbehandlingen.

Som en del av det elektroniske sakssystemet, er det også etablert register med oversikt over personer med prosjektlederansvar på prosjekter som har søkt om økonomisk støtte, personer som har roller som administrativt ansvarlige for prosjekter, forskere og andre prosjektdeltakere, stipendiater osv. Opplysninger om fageksperter som har deltatt i søknadsbehandlingen og medlemmer i programstyret er også lagret her.

Hvilke kategorier av opplysninger som blir lagret, varierer etter hvilken rolle personen har i relasjon til søkandsbehandlingen. Hovedsakelig gjelder dette lagring av navn, fødselsår, e-postadresse, stilling, arbeidssted og rolle i prosjektet. For fageksperter som får honorar fra KLINBEFORSK, vil det også være nødvendig å lagre informasjon som muliggjør utbetaling av dette, slik som fødselsnummer (ev. D-nummer der det er relevant) og kontonummer for utenlandske fageksperter. Fagekspertenes tilknytning til tidligere  vurderingsoppdrag registreres også. Avtalte utbetalinger krever i tilegg registrering i Helse Sør-Øst RHFs personalportal.

Offentlighet

Ved krav om innsyn i offentlige dokumenter utleveres personopplysninger i samsvar med offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Det er etablert egne sikkerhetstiltak og rutiner for arkivert informasjon som trenger særskilt vern, for eksempel sensitive personopplysningar.

FoU-statistikk og analyse

KLINBEFORSKs administrasjon har også som oppgave å rapportere til bevilgende myndighet samt å  gi KLINBEFORSKs programstyre en oversikt over prosjektene som støtte i forskningsstrategiske spørsmål. For å kunne utføre disse oppgavene, er det behov for et bredt kunnskapsgrunnlag i form av statistikk og analyse. Slik statistikk hentes ut fra KLINBEFORSKs kilder med søknadsinformasjon, prosjektarkiv og vurderingsresultater. I tillegg benyttes data fra det nasjonale forskingsinformasjonssystemet Cristin.  Navn og tilhørighet for prosjektledere som har fått bevilgning til sine prosjekter publiseres på nettsidene til KLINBEFORSK. Andre opplysninger som presenteres vil ellers angis i aggregert form.

Følgende opplysninger behandles for statistiske framstillinger:

Forskerinformasjon: navn, stillingsopplysninger (tittel, stillingskode og stillingsprosent), tilhørighet (institusjon/fakultet/avdeling/institutt), grad, fag og ev. år for avlagt embetseksamen. Doktorgrad og år for disputas. Opplysningene hentes fra universitet, høgskoler, forskningsinstitusjoner og helseforetak.

Det utleveres ikke personopplysninger fra disse registrene annet enn til statistikk-, forsknings- og analyseformål. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personopplysningsloven § 8 bokstav d.

Rettigheter

Personer som er registrert i systemer benyttet av KLINBEFORSK, har rett til innsyn i egne opplysninger. Dersom personopplysningene inneholder feil eller er ufullstendige eller KLINBEFORSK behandler opplysninger som ikke er lov til å behandle, har den registrerte rett til å kreve at denne informasjonen blir rettet, slettet eller supplert. Forespørsler om dette skal behandles innen 30 dager.